1. הרשאות ותפקידים
לא כולם צריכים לראות הכול, ולא כולם צריכים לערוך הכול.
מנהלת צריכה תמונה מלאה. רכזת צריכה לעדכן את התחום שלה. מי שעונה ללקוחות צריך לראות את הפרטים שלהם, אבל לא בהכרח לשנות מחירים. כשכל אחד רואה רק את מה שרלוונטי לו, המסך פשוט יותר והסיכוי לטעות קטן יותר.
הרשאות הן גם עניין של אחריות. כשכל שינוי משויך לאדם מסוים, ברור מי עדכן מה, ולא צריך לשאול בקבוצה.
במתנ"ס קריית אונו, למשל, מערכת הניהול נבנתה עם הרשאות, וכך צוות המתנ"ס מעדכן את תוכן החוגים בעצמו.
הצ'ק ליסט:
2. שלושת המסכים שאנשים באמת פותחים
אפשר לבנות עשרות מסכים. בפועל, ביום עבודה רגיל, הצוות חוזר בעיקר לשלושה:
- מסך "מה מחכה לי": פניות חדשות, משימות פתוחות, דברים שלא טופלו. זה המסך הראשון אחרי ההתחברות, והוא צריך לענות על השאלה "במה מתחילים היום".
- רשימה: כל הלקוחות, כל ההזמנות, כל החוגים. עם חיפוש וסינון שעובדים, כמו שאפרט בהמשך.
- כרטיס פריט: כל המידע על לקוח או הזמנה במקום אחד, כולל ההיסטוריה והפעולות שאפשר לעשות.
בפאנל שבניתי לאדם זאבי, מאלף כלבים, המטרה הייתה ניהול לידים בקליק. זה בדיוק ההיגיון: הפעולה שעושים הכי הרבה צריכה להיות הכי קרובה.
כל השאר, הגדרות, דוחות, ניהול משתמשים, נפתח פחות. זה לא פחות חשוב, אבל זה צריך לשבת במקום שלא מפריע לעבודה היומית.
הצ'ק ליסט:
3. חיפוש וסינון
אם צריך לגלול כדי למצוא משהו, הפאנל יתחיל לאכזב ברגע שיהיו בו יותר מכמה עשרות פריטים.
חיפוש צריך לעבוד לפי מה שאנשים זוכרים: שם, טלפון, מספר הזמנה. והוא צריך למצוא גם התאמה חלקית, כי אף אחד לא זוכר אם הלקוח נרשם עם שם מלא או רק עם שם פרטי.
סינון צריך להתאים לשאלות שהצוות שואל. באתר החוגים של מתנ"ס קריית אונו התושבים מסננים לפי גיל, תחום, שכונה ומרכז פעילות, כי ככה אנשים מחפשים חוג. אותו היגיון נכון גם בתוך פאנל ניהול: מסננים לפי סטטוס, תאריך, אחראי, או כל שדה אחר שעונה על השאלות של היום-יום.
הצ'ק ליסט:
4. מובייל
חלק מהצוות לא יושב מול מחשב. מישהו בשטח, רכזת בין פעילויות, מנהלת בדרך לפגישה. אם הפאנל לא נוח בטלפון, המידע יחזור לוואטסאפ.
מובייל לא אומר להקטין את מסך המחשב. הוא אומר לבחור מה הכי חשוב כשהטלפון ביד: לראות מה מחכה, לעדכן סטטוס, להתקשר ללקוח בלחיצה. טבלה עם שתים עשרה עמודות לא חייבת לעבוד בטלפון. כפתור "טופל" כן.
הצ'ק ליסט:
5. עריכה עצמאית
פאנל שבכל שינוי קטן צריך לפנות למפתחת, הוא פאנל חצי עובד. הצוות צריך להיות מסוגל לעדכן לבד את מה שמשתנה הרבה.
ב-BV ACADEMY, למשל, כל טקסט, תמונה, סרטון ומחיר בדף ניתנים לעריכה דרך פאנל הניהול, כולל העלאת מדיה וניהול לידים, בלי לגעת בקוד.
הצ'ק ליסט:
6. הדרכה והטמעה
גם הפאנל הכי ברור צריך הדרכה. לא כי הוא מסובך, אלא כי אנשים צריכים להרגיש בטוחים לפני שהם עוזבים את הדרך הישנה.
אחרי העלייה לאוויר אני עושה הדרכה מסודרת. מה שעובד הכי טוב הוא הדרכה קצרה שמתמקדת במשימות היומיות, ולא סיור בכל המסכים. לצידה מדריך קצר שאפשר לחזור אליו, ותקופה ראשונה שבה אוספים שאלות ומתקנים את מה שלא ברור.
והכי חשוב: לקבוע תאריך שבו מפסיקים לעבוד במקביל. כל עוד האקסל הישן ממשיך לחיות, חלק מהצוות יישאר בו.
הצ'ק ליסט:
שנדבר?
אם יש לכם פאנל שאף אחד לא פותח, או שאתם רגע לפני שבונים אחד, אשמח לשמוע איך הצוות שלכם עובד ביום רגיל. משם מתחילים. בואו נדבר.
אתרים ומערכות בהתאמה אישית. עליי
