למצוא את הדבר הנכון
כשיש שלושה קורסים, רשימה מספיקה. כשיש מאות חוגים, הנרשם צריך לסנן לפי מה שחשוב לו, ולא לדפדף בחוברת.
במאגר החוגים שבניתי למתנ"ס קריית אונו, למשל, החוגים רוכזו קודם באקסל ויצאו להורים כחוברת PDF. היום מחפשים לפי גיל, תחום, שכונה ומרכז פעילות. השאלה הראשונה לפני שבונים היא: לפי מה האנשים שלכם בוחרים? תאריך, מיקום, גיל, רמה? זה מה שקובע את הסינונים.
לראות מה עוד פנוי
זה ההבדל הגדול בין טופס למערכת. טופס רק אוסף פרטים. מערכת יודעת כמה מקומות יש בכל מועד, ומורידה אותם בכל הרשמה.
באתר שבניתי למדריכת הטיולים אירינה פניאסובה לכל מסלול יש לוח יציאות עם תאריכים ומקומות פנויים. המספר מתעדכן לבד מכל הרשמה, וכשיציאה מתמלאת, היא מסומנת כמלאה. אף אחד לא צריך לספור ידנית, ואף אחד לא נרשם למקום שאין.
להירשם בלי לפתוח חשבון
כל שלב שמוסיפים להרשמה מוריד נרשמים. והשלב שהכי מבריח אנשים הוא "צרו חשבון משתמש" עם סיסמה.
ברוב המקרים מספיקים שם, טלפון, מספר משתתפים ובחירת המועד. אצל אירינה הנרשם גם בוחר איך לחזור אליו: וואטסאפ, טלגרם, טלפון או מייל, כי זה הערוץ שהקהל שלה חי בו. מה שצריך לדעת מעבר לזה שואלים אחר כך.
אישור אוטומטי או אישור שלכם
כאן יש שתי דרכים, ושתיהן נכונות לפעמים:
- אישור מיידי. מתאים כשכל מי שנרשם ושילם מקבל מקום, כמו בקורס מקוון.
- אישור ידני. מתאים כשרוצים לבדוק לפני שמאשרים: רמה, התאמה, או שיחה קצרה לפני. אירינה מאשרת כל הרשמה בעצמה, והמקום נתפס כבר מהרגע שההרשמה נשלחה, כדי שלא תהיה הרשמה כפולה בזמן שהיא בודקת.
כדאי להחליט על זה עוד באפיון, כי זה משפיע על התשלום, על ההתראות ועל מה שהנרשם רואה אחרי השליחה.
התראות, לשני הצדדים
הנרשם צריך לדעת שההרשמה התקבלה, ומה קורה עכשיו. ובעל העסק צריך לדעת שיש הרשמה חדשה, בלי להיכנס למערכת כל שעה לבדוק.
ועוד התראה אחת שחוסכת הרבה כאב ראש: תזכורת לפני המועד. פחות אנשים שכחו, פחות טלפונים של "מה הכתובת שוב?".
ניהול מאחורי הקלעים
כל מה שהנרשם רואה נשען על פאנל ניהול. שם פותחים מועד חדש, מעדכנים מחיר, מבטלים יציאה, ורואים מי נרשם למה.
כשיש כמה אנשים שמעדכנים, כדאי שכל אחד יראה רק את מה ששלו. במאגר החוגים כל מנהל תחום נכנס ומעדכן את החוגים שלו, והאתר מתעדכן מיד, בלי לעבור דרך מישהו אחר. מה עוד חשוב שיהיה בפאנל כזה פירטתי במאמר פאנל ניהול שהצוות באמת משתמש בו.
מה להכין לפני שמתחילים
לפני שמדברים על עיצוב, כדאי לענות על כמה שאלות:
- כמה חוגים, קורסים או מועדים יש במקביל, וכמה מקומות בכל אחד?
- מי מעדכן אותם, אדם אחד או צוות?
- משלמים בזמן ההרשמה, במקום, או דרך מערכת שכבר קיימת?
- מה קורה כשמועד מתמלא: רשימת המתנה, או סגירה?
לפעמים התשובות מראות שתוכנת מדף מספיקה, ולפעמים שצריך מערכת שבנויה סביב הדרך שבה העסק עובד. על ההחלטה הזו כתבתי במאמר מערכת בהתאמה אישית או תוכנת מדף.
ואם ההרשמות שלכם עדיין יושבות באקסל, כדאי להציץ קודם בסימנים שהעסק גדל מעבר לאקסל. אם זה נשמע מוכר, ספרו לי איך ההרשמה עובדת אצלכם היום, ונבדוק ביחד מה היא צריכה.
אתרים ומערכות בהתאמה אישית. עליי
